Die Mitglieder der Stadtvertretung werden auch in dieser Legislaturperiode wieder mit mobilen Endgeräten ausgestattet. In der vergangenen Woche wurden die Mitglieder der Stadtvertretung mit neuen iPads ausgestattet, um ihre Arbeitsfähigkeit in der Stadtvertretung und in den Gremien der Eigenbetriebe und Eigengesellschaften der Landehauptstadt Schwerin sicherzustellen. „Wir nutzen die digitale Lösung über mobile Endgeräte bereits in der dritten Legislaturperiode. Die Mitglieder können somit, unabhängig von Ort und Zeit ganz gezielt auf Informationen zugreifen. Mit der digitalen Gremienarbeit werden nicht nur die Verwaltungsabläufe schlanker, auch die Zeitersparnis und das flexiblere Arbeiten stehen hier im Vordergrund. Die papierlose Arbeitsweise in den Gremien hat sich bewährt, da ansonsten für jedes Mitglied der Stadtvertretung für jede Sitzung hunderte Seiten Papier ausgedruckt werden müssten“, sagt der Leiter des Büros der Stadtvertretung Patrick Nemitz.
Vier Mitglieder der neuen Stadtvertretung haben auf die Arbeit mit dem iPad verzichtet – ihnen werden die Sitzungsunterlagen weiterhin in Papierform zu Verfügung gestellt.
Das Rats- und Gremieninformationssystem wird inklusive der mobilen Endgeräte zentral durch den Unternehmensverbund Kommunalservice Mecklenburg und Schweriner IT- und Servicegesellschaft für die Landeshauptstadt Schwerin und die kommunalen Gesellschaften bereitgestellt und betreut. Gerade der dezentrale Zugriff auf zentral abgelegte Informationen erfordert ein Höchstmaß an Absicherungen, welche durch das kommunale Rechenzentrum gewährleistet ist. Die Mandatsträger schließen bei der Entgegennahme des Gerätes eine Nutzungsvereinbarung ab und sichern darin zu, dass die Geräte ausschließlich für die Mandatstätigkeiten und nicht für private Zwecke genutzt werden.
Die Arbeitsgeräte werden am Ende der Legislaturperiode von allen Mandatsträgern zurückgegeben. Im Anschluss werden sie datenschutzkonform neu aufgesetzt. Gebrauchte Geräte werden durch die KSM, in anderen Projekten weitergenutzt, z.B. der Schul-IT. Eine Weiternutzung alter Geräte in der neuen Stadtvertretung ist nicht vorgesehen. Die Innovationszyklen im Gremien- und Sitzungsmanagementsystem als auch bei den Endgeräten entwickeln sich weiter, sodass ein regelmäßiger Austausch alle fünf Jahre notwendig und wirtschaftlich ist.
„Teilhabe und Transparenz in demokratischen Gremien gilt auch für die Bürgerinformation“, ergänzt der Leiter des Büros der Stadtvertretung. „Die Einwohner und Einwohnerinnen können sich ebenfalls über das BIS - Bürgerinformationssystem über die öffentlichen Sitzungen informieren und beispielsweise Tagesordnungspunkte, Anträge und Vorlagen der Sitzungen einsehen.“