Ab dem 6. November werden alle Posteingänge und Dokumente, die Kundinnen und Kunden beim Jobcenter Schwerin vorlegen, eingescannt, digitalisiert und in einer elektronischen Kundenakte (eAkte) gespeichert. Auch die Bearbeitung und Ablage erfolgen künftig elektronisch. Die eAkte ist damit der Weg in ein papierarmes Büro und ein wichtiger Baustein für moderne öffentliche Dienstleistungen.
Da es im Zusammenhang mit dieser neuen IT-Anwendung zu Einschränkungen im Dienstbetrieb und zu längeren Wartezeiten kommen könnte, hat das Jobcenter vom 6. bis 8. November geschlossen und bittet daher von persönlichen Vorsprachen abzusehen. Unabhängig davon ist eine telefonische Erreichbarkeit ohne Einschränkungen wie gewohnt gegeben.
Die Vorteile der eAkte
Mit der eAkte können Auskünfte schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf dem Bildschirm verfügbar ist.
Kopie statt Original ans Jobcenter
Und noch ein wichtiger Hinweis: Für die meisten Kundenanliegen reichen Kopien vollkommen aus. Deshalb sollten lediglich Anträge im Original, alles andere in Kopie eingereicht werden. Kopien können selbständig und kostenfrei im Jobcenter gefertigt werden. Sollte im Einzelfall ein Original-Dokument benötigt werden, wird dieses ausdrücklich angefordert, digitalisiert und anschließend an die Kunden zurückgeschickt.
Datenschutz ist wichtig
Der Datenschutz hat eine besondere Bedeutung innerhalb der elektronischen Akte. So werden in der eAkte zukünftig nur die Mitarbeiter Zugriff auf Kundendaten haben, die die Informationen im Rahmen ihrer Aufgabenerledigung benötigen. Mitarbeiter in anderen Abteilungen haben nur dann Zugriff, wenn sie die Daten auch tatsächlich für ihre Aufgabenerledigung brauchen. Vor einem Zugriff von außen, auch durch ein anderes Jobcenter, sind die Daten ebenfalls geschützt.
Rechtsgrundlage
Im Januar 2016 hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales entschieden, im Rechtskreis SGB II die eAkte als zentrales IT-Verfahren nach § 50 Absatz 3 SGB II einzuführen. 2016 begannen die ersten Jobcenter, die eAkte zu nutzen. Ab Mitte 2018 werden alle 303 Jobcenter, die die BA und Kommunen bzw. Landkreise bundesweit gemeinsam betreiben, das digitale Verfahren anwenden.