Bestellformulare & Nutzungsbedingungen

Archivsatzung der Landeshauptstadt Schwerin

Aufgrund der §§ 2 Abs. 1, 5 Abs. 1 der Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg - Vorpommern vom 18. Februar 1994 (GVOBl S. 249 ) hat die Stadtvertretung der Landeshauptstadt Schwerin auf ihrer Sitzung am 29. März 1996 folgende Satzung beschlossen:

§ 1 Stellung des Archivs

Das Stadtarchiv mit der Archivbibliothek ist eine öffentliche Einrichtung der Landeshauptstadt Schwerin.

§ 2 Funktion und Aufgabe des Archivs der Landeshauptstadt Schwerin

1. Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, die historisch und rechtlich bedeutsame Überlieferung der Landeshauptstadt Schwerin ( Stadtvertretung, Ämter und nachgeordnete Einrichtungen der Stadt Schwerin ) und Archivgut privater Herkunft von stadtgeschichtlicher Bedeutung auf Dauer zu sichern, zu erschließen, selbst oder durch Dritte wissenschaftlich zu werten und zu veröffentlichen oder sonst nutzbar zu machen und zur Wahrung der Rechte der Stadt Schwerin beizutragen.
2. Die Erforschung, Aufarbeitung und Fortschreibung der Stadtgeschichte wird durch das Stadtarchiv gefördert und die Öffentlichkeit in geeigneter Form über die Stadtgeschichte unterrichtet.
3. Das Stadtarchiv erfüllt seine Aufgabe insbesondere durch
   1. Einflussnahme auf die Verwaltung des Registraturgutes der unter Absatz 1 genannten Stellen hinsichtlich einer Übernahme des zur dauernden Aufbewahrung bestimmten Registraturgutes der Stadt Schwerin.
   2. Erwerb von Archivgut privater Herkunft, soweit es als ergänzende Dokumentation geeignet ist und ein Sachzusammenhang mit der Geschichte der Landeshauptstadt Schwerin besteht.
   3. Laufende Ermittlung über das in den aktenführenden Stellen (Registraturen) entstandene Schriftgut und fachgerechte Anleitung der Schriftgutverantwortlichen.
   4. Fachliche Erschließung der Archiv- und Bibliotheksbestände.
   5. Erteilung von Auskünften und historischen Gutachten auf dem Gebiet der Stadtgeschichte und durch fachliche Betreuung der Archivbenutzer.

§ 3 Registraturgut, Archivwürdigkeit, Archivgut

1. Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte in der Stadtvertretung, und in den Ämtern entstandene Informationsträger oder solche, die in den Besitz der Landeshauptstadt Schwerin übergegangen sind, wie z.B. Dienstakten, Karteien, Amtsbücher, Magnetbänder und - platten sowie Hilfsmittel zu ihrer Benutzung, EDV-Ausdrucke, Fotos, Bilder, Pläne, Karteien, Risse, Zeichnungen, Ton- und Bildaufzeichnungen.
2. Das Stadtarchiv ist an allen Maßnahmen zu beteiligen, die dieses Registraturgut betreffen. Es hat insbesondere an Aktenplänen und Aktenordnungen in der Verwaltung mitzuwirken.
3. Archivwürdig ist das Registraturgut, das auf Grund seiner rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Bedeutung als authentische Quelle für die Erforschung der Stadtgeschichte, für die Gesetzgebung, für die Verwaltung und Rechtsfindung von bleibendem Wert ist.
   Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Stadtarchiv unter fachlichen Gesichtspunkten.
4. Archivgut ist alles Registraturgut, das zur dauernden Aufbewahrung vom Stadtarchiv übernommen und verwahrt wird. Es umfasst Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Drucksachen, Karteien, Dateien, Karten, Pläne, Plakate, Siegel, Bild, Film- und Tondokumente sowie maschinenlesbare Informationsträger. Dazu gehören auch die für ihre Ordnung, Benutzung und Auswertung erforderlichen Hilfsmittel und Programme. Zum Archivgut zählen auch Dokumentationsmaterialien und Sammlungen sowie Bestände von natürlichen und juristischen Personen.

§ 4 Ablieferungspflicht

1. Die in § 2 Abs. 1 genannten Stellen haben alles zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderliche Registraturgut, welches für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt wird, dem Archiv zur Übernahme anzubieten. Eine Vernichtung oder Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung des Stadtarchivs nicht zulässig.
   Rechtsansprüche Betroffener auf Vernichtung der sie betreffenden personalbezogenen Angaben bleiben unberührt.
2. Auch elektronisch geführtes Registraturgut unterliegt der Ablieferungspflicht nach Abs. 1. Die Form der Darstellungen bzw. Übernahme ist zwischen dem Archiv und den Dienststellen abzustimmen.
3. Anzubieten ist auch Registraturgut, das besonderen Rechtsvorschriften über Datenschutz oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt. Das Stadtarchiv hat von der Übergabe an ebenso wie die abgebende Stelle die schutzwürdigen Belange Betroffener zu berücksichtigen. Insbesondere hat es bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten bei der Erfüllung seiner Aufgaben die Vorschriften über die Verarbeitung und Sicherung dieser Unterlagen zu beachten, die für die abgebende Stelle gelten. Rechtsvorschriften über die Verpflichtung zur Vernichtung von Unterlagen bleiben unberührt.
4. Für die dem Stadtarchiv anzubietenden Informationsträger ist von der abgebenden Stelle ein Ablieferungsverzeichnis in dreifacher Ausfertigung anzulegen. Akten sind vor der Abgabe an das Stadtarchiv umzubetten und zu entmetallisieren.
5. Von amtlichen Drucksachen und allen sonstigen Veröffentlichungen der Landeshauptstadt Schwerin sind Belegstücke an das Stadtarchiv zur dauernden Aufbewahrung abzugeben.

§ 5 Schutz des Archivgutes

1. Archivgut ist Kulturgut und unveräußerlich.
2. Die dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes sowie der Schutz vor unberechtigter Benutzung oder Vernichtung sind durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.
3. Soweit das Stadtarchiv Archivgut privater Herkunft verwahrt, kann es mit dem Berechtigten Vereinbarungen treffen, die den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts verstärken.

§ 6 Ansprüche Betroffener

1. Dem Betroffenen ist auf Antrag Auskunft aus solchem Archivgut zu erteilen oder Einsicht in dieses zu gewähren, das zu seiner Person angelegt worden ist.
   Dies gilt nicht, soweit die Auskunftserteilung oder Einsichtgewährung dem Wohl des Bundes, eines Landes oder der Stadt wesentliche Nachteile bereiten würde, oder soweit das Archivgut nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der überwiegenden berechtigten Interessen einer dritten Person geheim gehalten werden muss. Die Regelung gilt auch für Rechtsnachfolger eines Betroffenen.
2. Wird festgestellt, dass personenbezogene Angaben unrichtig sind, so ist dies in den Unterlagen zu vermerken oder auf sonstige Weise festzuhalten.
   Bestreitet ein Betroffener die Richtigkeit der personenbezogenen Angaben, so ist ihm die Möglichkeit einer Gegendarstellung einzuräumen. Das zuständige Archiv ist verpflichtet, die Gegendarstellung den Unterlagen hinzuzufügen. Die Gegendarstellung kann auch von Erben des Betroffenen verlangt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran gelten machen. Ein durch besondere Rechtsvorschriften geregelter Anspruch auf Vernichtung personenbezogener Angaben bleibt unberührt.
3. Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sind keine betroffenen Personen.
4. Diese Bestimmungen gelten nicht für offizielle Berichte über öffentliche Sitzungen der gesetzgebenden oder  beschließenden Körperschaften des Bundes, der Länder, der Gemeinden (Gemeindeverbände) und Gerichte.

§ 7 Nutzung des Archivgutes durch Dritte

1. Jedermann hat das Recht, das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut nach Ablauf der festgelegten Sperrfristen zu amtlichen, wissenschaftlichen, familien- oder heimatkundlichen oder publizistischen Zwecken sowie zur Wahrung berechtigter persönlicher Belange zu benutzen, soweit durch diese Satzung oder andere Rechtsvorschriften nicht anderes bestimmt ist. Besondere Vereinbarungen mit Eigentümern privaten Archivguts bleiben unberührt.
2. Das Archivgut ist für die Dauer von 30 Jahren nach Entstehung der Informationsträger zu sperren, soweit nicht besondere Rechtsvorschriften Abweichendes regeln. Maßgebend für die Berechnung der Frist ist das Datum der letzten Aktenverfügung. Archivgut, das einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterworfen ist, darf erst nach 60 Jahren genutzt werden.
   Nutzungsrechte aufgrund anderer Rechtsvorschriften oder aufgrund besonderer Vereinbarungen mit Eigentümern beim Erwerb privaten Archivgutes bleiben unberührt.
3. Die Genehmigung zur Benutzung von Archivgut ist einzuschränken oder zu versagen, wenn schutzwürdige Belange des Bundes, eines Landes, der Landeshauptstadt Schwerin oder Dritter entgegenstehen, oder der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet ist, oder gesetzliche Geheimhaltungspflichten verletzt würden.
4. Personenbezogenes Archivgut darf nicht vor Ablauf von 10 Jahren nach dem Tode des Betroffenen durch Dritte benutzt werden. Ist der Todestag nicht festzustellen, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.
5. Die Sperrfristen nach Absatz 2 und 4 können im Einzelfall verkürzt oder höchstens um 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt. Bei personenbezogenem Archivgut ist die Verkürzung nur zulässig mit Einwilligung des Betroffenen oder wenn die Benutzung zu wissenschaftlichen Zwecken erfolgt und insbesondere durch Anonymisierung ausgeschlossen ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen beeinträchtigt werden.
6. Die Benutzung des Stadtarchivs steht grundsätzlich Jedermann frei, der Gewähr für die Einhaltung der Bestimmungen dieser Satzung bietet, sich ausweisen und ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen kann. Die Benutzung des Stadtarchivs durch eine städtische Dienststelle hat grundsätzlich Vorrang vor privater Benutzung. Private Benutzer haben einen schriftlichen Antrag einzureichen. Dieser muss genaue Angaben über Zweck, Themen und Stoffkreis der Forschung enthalten. Außerdem hat sich der Antragsteller in diesem Antrag zu verpflichten, die Bestimmungen dieser Satzung einzuhalten.
7. Die Benutzungsbedingungen werden im Einzelnen durch eine besondere Benutzungsordnung geregelt.
8. Die Erhebung von Entgelten für die Inanspruchnahme von Leistungen des Archivs richtet sich nach der Entgeltsatzung des Stadtarchivs.

§ 8 Datenschutzrechtliche Vorschriften

Datenschutzrechtliche Vorschriften bleiben durch diese Satzung unberührt.

§ 9 Inkrafttreten

Die Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

Schwerin, den 29.4.1996

Johannes Kwaschik DS
Oberbürgermeister

Stadtanzeiger Nr. 10 vom 19.05.1996

Änderungen der Satzung

1. Änderungssatzung 10.12.2001 Stadtanzeiger Nr. 01/2002 vom 20.01.2002, veröff. 21.01.2002
2. Änderungssatzung 05.05.2009, Stadtanzeiger Nr. 10/2009 vom 06.06.2009

§ 1 Benutzungsart

1. Archivgut wird zur Benutzung im Original oder in Kopie vorgelegt, als Kopie abgegeben, oder es werden Auskünfte über seinen Inhalt erteilt. Über die Art der Benutzung entscheidet das Stadtarchiv.
2. Archivgut wird im Original grundsätzlich nur im Stadtarchiv vorgelegt. Über Ausnahmen entscheidet der Archivleiter.

§ 2 Benutzungsvoraussetzungen

1. Der Benutzungsantrag ist unter genauer Angabe von Thema und Zweck der Nachforschungen schriftlich zu stellen.
2. Über den Benutzungsantrag entscheidet das Stadtarchiv. Es kann die Genehmigung mit Auflagen erteilen.
3. Der Antragsteller hat sich auf Verlangen des Stadtarchivs schriftlich zu verpflichten, bei der Auswertung von Erkenntnissen aus Archivgut Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter zu beachten und bei Verstößen das Stadtarchiv von der Haftung freizustellen.
4. Die Mitwirkung von Hilfskräften bei der Benutzung ist besonders zu beantragen. Die Namen der Hilfskräfte sind im Benutzungsantrag anzugeben. Absatz 3 gilt entsprechend.
5. Sollten aus dem Archivgut gewonnene Erkenntnisse für andere als im Benutzungsantrag genannte Themen oder Zwecke verwendet werden, ist ein neuer Antrag erforderlich.

§ 3 Sorgfaltspflicht des Benutzers

Der Benutzer ist verpflichtet, das Archivgut in den Benutzerräumen zu belassen, die innere Ordnung des Archivgutes zu bewahren, es nicht zu beschädigen, zu verändern oder in seinem Erhaltungszustand zu gefährden.
In den Benutzerräumen ist Ruhe zu bewahren. Essen, Trinken und Rauchen ist untersagt.

§ 4 Ausschluss von der Benutzung

Verstößt ein Benutzer gröblich gegen Vorschriften der Stadtarchivsatzung oder der Benutzungsordnung, wird er von Benutzungen beim Stadtarchiv ausgeschlossen.

§ 5 Inkrafttreten

Diese Benutzungsordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

Stadtanzeiger Nr. 10/1996 vom 19.05.1996

Informationsblatt nach Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. 

Verantwortliche Stelle ist:      Landeshauptstadt Schwerin

Der Oberbürgermeister

Kulturbüro / 41.4 / Stadtarchiv

Johannes-Stelling-Str. 02

19053 Schwerin

Tel. 0385-562970

E-Mail: stadtarchiv@schwerin.de  

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Behördliche Datenschutzbeauftragte

der Landeshauptstadt Schwerin E-Mail: datenschutz@schwerin.de

Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Zweck der Datenverarbeitung ist die Begründung und Durchführung des Benutzungsverhältnisses für das Stadtarchiv gemäß Ihrem Benutzerantrag. Rechtsgrundlage ist § 2 (Benutzungsvoraussetzungen) der Benutzungsordnung des Stadtarchivs vom 19.05.1996.

Speicherdauer:

Ihre Daten werden für die Dauer von Fünf Jahren gespeichert.

Hinweise auf die Rechte der Betroffenen:

Die betroffene Peron hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Die betroffene Peron hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheit der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Mecklenburg-Vorpommern ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Mecklenburg­ Vorpommern.

Anforderung der Kopie eines Schulzeugnisses

Anforderung einer Kopie aus den historischen Personenstandsregistern

Für alle anderen Arten von Unterlagen wenden Sie sich bitte direkt an das Stadtarchiv.