Zentraler Rechnungseingang

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Informationen für Rechnungssteller

Die Landeshauptstadt Schwerin hat auf einen zentralen Rechnungseingang umgestellt, um eingehende Rechnungen kanalisiert den zuständigen Stellen in der Verwaltung zuordnen zu können und damit den Weg zu einer vollständig digitalen Rechnungsbearbeitung zu bereiten.

Für Sie als Rechnungssteller bedeutet dies, dass Rechnungsdokumente nun nicht mehr direkt an die einzelnen Fachdienste bzw. Ansprechpartner/innen in der Verwaltung adressiert werden, sondern eine einheitliche Rechnungsadresse verwendet wird.

Die richtige Adressierung

Ab sofort gilt für alle Rechnungsdokumente ausnahmslos folgende neue Rechnungsanschrift:

Zentraler Rechnungseingang der Landeshauptstadt Schwerin
Fachdienst <Bezeichnung>
Postfach 11 10 42
19010 Schwerin

Dokumente, welche keine Rechnungen sind, versenden Sie bitte auch weiterhin an die Ihnen bekannten Adressen.

Zuordnung zu einer Organisationseinheit

Bitte ersetzen Sie den Platzhalter <Bezeichnung> bei der Adressierung Ihrer Rechnungen durch die konkrete Bezeichnung bzw. Organisationsziffer des von Ihnen angesprochenen Fachdienstes (z.B. Fachdienst Hauptverwaltung bzw. Fachdienst 10;  Fachdienst Kulturbüro bzw. Fachdienst 41 etc.).

Sollte Ihnen darüber hinaus auch die konkrete Fachgruppe innerhalb des angesprochenen Fachdienstes bekannt sein, benennen Sie bitte diese (z.B. Fachdienst Hauptverwaltung - Zentrale Dienste bzw. Fachdienst 10.5; Fachdienst Kulturbüro - Museen bzw. Fachdienst 41.3 etc.).

Damit erleichtern Sie die korrekte Zuordnung bei der Postbearbeitung.

Eine Übersicht zu den Fachdiensten der Landeshauptstadt Schwerin mit den dazugehörigen Organisationsziffern finden Sie hier. Sollten Sie sich bei der korrekten Adressierung nicht sicher sein, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner/innen in den Fachdiensten.

Möglichkeit der elektronischen Rechnungsübersendung

Rechnungsdokumente können auch elektronisch an die Landeshauptstadt Schwerin gesandt werden. Hierzu ist eine E-Mail mit der Rechnung an rechnungseingang@schwerin.de zu senden. Bitte beachten Sie dabei folgendes:

  • die Rechnung muss zwingend PDF-Format haben
  • nur eine Rechnung pro E-Mail
  • die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten
  • eventuelle Rechnungsanlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail als eigene PDF-Datei mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen übersandt werden
  • keine postalische Nachsendung des Originals

Um alle Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung nutzen zu können und überflüssige Papierbearbeitung zu vermeiden, ist die Landeshauptstadt Schwerin an der elektronischen Übersendung von Rechnungen sehr interessiert. Für Sie als Rechnungssteller bietet sich damit die Möglichkeit, Portokosten einzusparen und  Sie vermeiden durch den elektronischen Versand Postlaufzeiten, was die Bearbeitung Ihrer Rechnungsdokumente beschleunigt.

Anforderung an eine Rechnung

Bitte beachten Sie auch weiterhin strikt die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz. Rechnungsnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.

Rechnungen an die Landeshauptstadt Schwerin müssen einen Bezug zur Beauftragung enthalten. Bitte geben Sie daher im Rechnungstext mindestens eine der folgenden zusätzlichen Angaben an, da auch dies die Rechnungszuordnung beschleunigt:

  • Bestellnummer bzw. Auftragsnummer  der Landeshauptstadt Schwerin
  • Vertragsnummer des zugrunde liegenden Vertrages
  • Ihnen mitgeteilte Rechnungskennzeichen
  • Name des/r Bestellers/in bzw. Ansprechpartners/in
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